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POS Kassensoftware • POS Kassensysteme • POS Kassenlösungen
Einzelhandel • Gastronomie • alle Branchen

Die POS Kassensoftware von der PROCOM iPOS Systems GmbH in Darmstadt ist für den Einzelhandel, Gastronomie und auch für alle anderen Branchen flexibel einsetzbar. Darüber hinaus erfüllt die POS Kassensoftware die gesetzlich vorgeschriebene Datensicherheit (GDPdU-/GoBD-konform und RKSV-konform) und wird stets an die aktuellen Anforderungen und Trends und bei Bedarf auch an spezielle Kundenwünsche angepasst.
In Verbindung mit einem POS Kassensystem, herstellerunabhängig, steht Ihnen eine moderne und leistungsstarke POS Kassen-Systemlösung zur Seite!
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Allgemeine Informationen zu POS Kassensysteme und POS Kassensoftware

POS Kassensysteme und POS Kassensoftware - Sie bieten nicht nur einen umfangreichen Support

Die Geschichte der Registrierkasse reicht bis ins Jahr 1879 zurück. Damals stellte ein Gastronom im US-Bundesstaat Ohio fest, dass von seinen Angestellten regelmäßig Teile der Einnahmen entwendet wurden. James Ritty suchte nach einer Möglichkeit, diesen Diebstählen effizient einen Riegel vorzuschieben. Dafür erfand er die Kassenschublade, die bei jeder Öffnung einen Signalton erzeugt. Sie gehört auch im 21. Jahrhundert zur Computerkasse. Allerdings macht sie keinen Krach mehr, sondern jeder Öffnungsvorgang wird im digitalen Protokoll erfasst.

Außerdem bietet die moderne POS Kassensoftware die Möglichkeit, das Öffnen nur für den unmittelbaren Kassiervorgang zuzulassen. Deshalb können die Kassierer der Supermärkte die Bargeldschubladen beispielsweise nicht zum Wechseln von Banknoten in Münzen zwischendurch öffnen. Durch diese Einschränkungen verbessert sich auch der Schutz bei möglichen Verlusten durch Überfälle. Die Kassierer können vor den Tätern flüchten und brauchen dabei nur den Schlüssel von der POS-Registrierkasse abzuziehen, um ihnen den Zugriff auf den Inhalt der Bargeldschubladen wirksam zu versperren. Arbeitet die Touchkasse nicht mit Schlüssel, reicht dafür ein Fingertipp auf den Abmelde-Button. Genau deshalb sollte dieser auch ständig eingeblendet sein, egal welcher Verarbeitungsschritt am POS-Terminal gerade erfolgt.

 

Welche Nachteile und Vorteile haben geschlossene POS Kassensysteme?

Als geschlossene POS Kassensysteme werden die Varianten bezeichnet, bei denen die POS Kassensoftware gezielt an eine bestimmte Art der Hardware angepasst wurde. Das heißt, eine Verwendung mit einer Hardware der eigenen Wahl ist im Einzelhandel, der Gastronomie und bei der kostenpflichtigen Abgabe der Betriebsverpflegung in der Regel nicht möglich. Geschlossene POS Kassensysteme kommen hauptsächlich in den Geschäften der großen Discountketten sowie bei der Anwendung von Franchise-Konzepten zum Einsatz.

Oftmals müssen auch freie Händler das vom Hauptlieferanten vorgeschriebene POS Kassensystem nutzen. Manch eine Handelskette zeigt sich etwas großzügiger und akzeptiert bei ihren Tochter-Märkten die Wünsche der Betreiber nach der Nutzung selbst ausgewählter Computerkassen. Der Grund ist ganz einfach. Bei den vorgegebenen POS Kassensystemen können die Handelsketten unbemerkt kontrollieren, welche Preise die Ladenbetreiber für ihre gelieferten Produkte verlangen.

Geschlossene POS Kassensysteme haben durchaus auch Vorteile, denn durch die einheitlichen Systemkonfigurationen der Kassenlösungen finden die Servicetechniker der Ketten bei der üblicherweise angebotenen Fernwartung mögliche Fehler schneller, weil sie sich sehr intensiv mit der Kassenhardware und der Kassensoftware beschäftigen können. Außerdem bieten geschlossene POS Kassensysteme dieser Art die Chance, beispielsweise die Preise für neue Produkte von zentraler Stelle aus einpflegen zu können.

 

Offene POS Kassensysteme sind wesentlich flexibler anpassbar

Offene POS Kassensysteme haben den entscheidenden Vorteil, dass die Nutzer nicht an eine bestimmte Hardware gebunden sind. Unser POS-Kassensystem kann sich flexibel an die Performance-Parameter von Kassenhardware anpassen, die mit dem Betriebssystem Windows arbeiten. Von welchem Hersteller die Computerkasse oder das Kellnerterminal stammt, spielt dabei keine Rolle. Das heißt, unsere Kunden können die Hardware jederzeit austauschen, ohne eine neue Kassensoftware kaufen zu müssen.

Auch Anpassungen an die Erweiterung des Geschäftsbetriebs sind mit dem POS Kassensystem jederzeit möglich. Das gilt sowohl für die Einrichtung neuer Kassen mit Waagen beispielsweise für Fischtheken und Fleischtheken im Einzelhandel als auch die Integration von separaten Kellnerterminals in Restaurants, die mit einem Biergarten oder einer Bar ergänzt werden. Das heißt, offene POS Kassensysteme bieten den Nutzern ein entscheidendes Plus bei der Flexibilität sowie der Individualisierung und lassen auch die Nutzung vorhandener Hardware im Rahmen der Übernahme von Bars & Clubs, Metzgereien, Bäckereien, Kantinen, Restaurants oder einzelnen Standorten der Supermärkte zu.

Die Nutzung unserer offenen POS-Software für PC-Kassen schließt eine zentrale Pflege der Produkt- und Preisdatenbanken nicht aus. Eigens dafür bringt das Kassenprogramm spezielle Schnittstellen und Importfunktionen mit. Wer mit einem Geschäft neu durchstarten möchte, kann bei der Ersteinrichtung diese Datenbanken auch von einer CD oder einem USB-Stick einspielen.

Sämtliche Eintragungen in den Datensätzen der einzelnen Produkte können jederzeit mit Ausnahme des Barcodes bearbeitet und geändert werden. Unser POS-Kassenprogramm ist außerdem in der Lage, Barcodes für einzelne Produkte zu generieren. Das vereinfacht das Handling von Produkten, die keinen Barcode aufweisen. Ein Beispiel ist der Einzelverkauf von Waren, die vom Großhändler in Multipacks geliefert werden. Durch die Bestückung mit einem selbst generierten Barcode können sie vom Scanner im Kassentisch oder vom Handscanner erfasst werden. Das trägt dazu bei, die Wartezeiten an den Kassen der Supermärkte, Fashion-Shops und Beauty-Shops zu verkürzen.

 

Flexibilität macht unsere PC-Kassen für die Gastronomie besonders interessant

Beim Einsatz unserer POS-Terminals in Kantinen, Restaurants, Cafés und anderen gastronomischen Einrichtungen können dadurch jederzeit selbst entwickelte Menüs in die Kassensoftware eingepflegt und mit dem Barcode auf der vom Bondrucker an der Ausgabe der Küche gelieferten Rechnung erfasst werden. Auch das beschleunigt den Kassiervorgang vor allem in den Selbstbedienungsrestaurants erheblich, bei denen Speisen und Getränke an mehreren Stationen ausgegeben und an einer Computerkasse bezahlt werden. Deshalb eignet sich unser POS-Kassensystem perfekt beispielsweise als Ausstattung für Schulküchen, Betriebsküchen und Autobahnraststätten. Letztere profitieren außerdem davon, dass durch die vorhandenen Schnittstellen auch die Gutscheinbons verrechnet werden können, mit denen bei einem Einkauf eine Erstattung der Kosten für die Toilettennutzung erfolgt.

 

Welche Grundansprüche müssen gute Kassenlösungen erfüllen?

Die Ansprüche an die PC-Registrierkasse und das Kassenprogramm müssen mehrere Teilbereiche berücksichtigen. Dazu gehören:

  • Service für die Kunden
  • Nutzerkomfort für Kassierer und Kellner
  • Hygienevorschriften im Lebensmittelbereich
  • Anforderungen in Form gesetzlicher Vorgaben

Welche Rolle spielen die Kunden bei den Anforderungen an Computerkassen?

Der Service für den Kunden ist wichtig, um mit einer Kundenbindung dauerhaft stabile Umsätze und Gewinne zu erzielen. Das heißt, davon ist (neben mehreren anderen Faktoren) das Überleben der Restaurants und Supermärkte abhängig. Wer sein Essen bei einer Fast-Food-Kette kauft, möchte den Vorteil der schnellen Essenszubereitung nicht durch lange Wartezeiten an der Kasse verschenken. Einige Supermärkte garantieren kurze Wartzeiten an der Registrierkasse und gewähren sogar Boni, wenn diese Zeiten überschritten werden.

Daraus leiten sich mehrere Ansprüche an die Kassenlösungen ab. Um kurze Wartezeiten garantieren zu können, müssen die notwendigen Handgriffe an der Kasse beschleunigt werden. Deshalb besitzen moderne Kassentische eingebaute Waagen und Scanner. Früher nutzten viele Supermärkte die Praxis, dass die Kunden selbst beispielsweise Obst und Gemüse wiegen und mit einem, von der Waage, ausdruckten Etikett versehen mussten. Viele Kunden dachten daran jedoch nicht, sodass die Kassen längere Zeit blockiert wurden, während die Kunden zurückrennen, und den Vorgang nachholen mussten. Außerdem gab und gibt es leider zahlreiche Kunden mit Betrügerpotenzial, die nach dem Wiegen weiteres Obst und Gemüse in die Tüte packen. Solche Verluste sind durch die Integration der Waagen in die Kassensysteme ausgeschlossen.

Die Kassierer müssen bei Waren, die mit einem Kilopreis angeboten werden, bei einfachen Kassenversionen eine bestimmte Tastenkombination drücken. Deutlich komfortabler sind Kassenlösungen mit Touchscreen, auf welchem beispielsweise die Kilopreise für verschiedene Obst- und Gemüsesorten über das Antippen entsprechender Bilder für den jeweiligen Wiegevorgang aktiviert werden. Das geht wesentlich schneller als die Eingabe über Zahlencodes. Diese Codes werden von den Kassierern außerdem häufig vergessen und müssen dadurch bei der Tasteneingabe erst mühselig aus einer an der Kasse hinterlegten Liste herausgesucht werden. Wer seinen Kunden einen guten Service in Form kurzer Wartezeiten bieten möchte, sollte deshalb immer Kassenlösungen mit Touchscreen bevorzugen. Unsere POS-Kassensysteme arbeiten durchgängig mit einem Touchscreen.

 

Welche Kundenansprüche müssen POS-Terminals noch erfüllen?

Die meisten Kunden möchten mitverfolgen, wie sich ihre Zahlungssumme am Ende zusammensetzt. Außerdem wollen Sie die Kontrolle haben, dass die vom Scanner und der Waage am Kassentisch mit POS-Terminal erfassten Daten korrekt sind. Deshalb gehört zum Service für die Kunden ein zusätzliches Display, welches allerdings nicht als Touchscreen ausgelegt ist, sondern lediglich Daten anzeigen kann. Solche Kundenmonitore bieten wir als optionales Zubehör für die PC-Kassensysteme an. Sie eignen sich für Supermärkte ebenso wie für Kioske, Apotheken, Postannahmestellen, Reinigungen, kleine Fachgeschäfte, Kinos und Eisdielen, um nur einige Beispiele zu nennen.

Außerdem wird es von den Kunden sehr geschätzt, wenn sie schwere und sperrige Einkäufe nicht auf das Förderband der Kasse heben müssen. Das trifft auf die Getränkekästen und Elektrogeräte sowie Unterhaltungstechnik genauso zu wie auf Materialien, die in einem Baumarkt oder Möbelmarkt gekauft werden. Deshalb benötigt die Computerkasse im Einzelhandel eine weitere Ergänzung. Neben dem fest im Kassentisch integrierten Scanner sollte ein Handscanner am POS-Terminal zur Verfügung stehen. Diese Anforderung können Sie mit unserem erweiterbaren POS-Kassensystem problemlos erfüllen.

Aus den Bemühungen um eine effiziente Kundenbindung resultieren weitere Ansprüche an die PC-Kassenhardware und die PC-Kassensoftware. Nicht alle Kunden möchten ihre Einkäufe im Supermarkt oder ihre Umsätze in der Gastronomie, im Beauty-Salon oder im Fashion-Fachgeschäft bar bezahlen. Die Bargeschäfte sind allgemein rückläufig. Deshalb ist es wichtig, alternative Bezahlmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen. Die derzeitige Palette reicht von der Bezahlung mit der EC-Karte und der Kreditkarte bis hin zur NFC-Technik, welche eine Bezahlung mit dem Handy möglich macht. Dort kommt es den Nutzern unserer POS-Kassensysteme zugute, dass solche Zahlungssysteme jederzeit nachgerüstet werden können. Eigens dafür wurde eine Vielzahl dafür geeigneter Schnittstellen integriert. Dadurch bietet unsere Kassensystemsoftware auch einen Support für Kundenkarten und kooperiert mit diversen Rabattsystemen.

 

Welche Rolle spielt der Nutzerkomfort für Kassierer und Kellner?

Ein gutes Kassensystem beispielsweise in Form einer Touchkasse sollte einen schnellen Wechsel der dort tätigen Kassierer möglich machen. Nur so können in Stoßzeiten lange Wartezeiten ausgeschlossen werden, die häufig durch den Schichtwechsel beim Kassenpersonal der Supermärkte entstehen. Deshalb sollten sich Einzelhändler immer nur für eine Registrierkasse oder einen Kassentisch entscheiden, zu dem es serienmäßig mindestens zwei Bargeldschubladen gibt. Alternativ kommen Modelle infrage, bei denen zusätzliche Kassenschubladen als optionales Extra erhältlich sind.

Die Abmeldung der Kassierer und Kellner geht am schnellsten über einen Funktionsbutton. Die Anmeldung darf aus Sicherheitsgründen nur mit der Eingabe einer PIN möglich sein. Natürlich wäre es für die Kassenkräfte eine gute Sache, wenn der Bondrucker zum Ende der Schicht einen Zwischenbericht ausdruckt. Doch viele Geschäftsinhaber im Einzelhandel und der Gastronomie möchten das nicht, weil es auf diese Weise möglich wird, mögliche Fehler beim Kassieren zu vertuschen. Deshalb sollen die Kellner und Kassierer die Gesamtsumme nicht wissen, die sich in der Kassenschublade befinden müsste. Das heißt, der Zwischenbericht für das Kassenbuch und die Abrechnung der einzelnen Kassierer sollte am besten nur für den lokalen Administrator der Kassenprogramme einsehbar sein. Diese Funktion kann bei unserer Kassensoftware individuell eingestellt werden.

Vor allem die PC-Kassensysteme für die Gastronomie müssen weitere Ansprüche des Bedienpersonals erfüllen. Einerseits ist es wichtig, dass Bestellungen und Abrechnungen einem bestimmten Tisch und sogar einzelnen Gästen zugeordnet werden können. Damit die Kellner nicht trotz einer Computerkasse die Bestellungen mit Zettel und Stift erfassen müssen, können Sie unsere POS-Kassensysteme mit einem Handheld ergänzen, welcher drahtlos die aufgenommenen Bestellungen an das Kassensystem überträgt. Das ist für die klassische Tisch-Gastronomie wichtig, denn nur so kommen die Bestellungen ganz schnell beim Orderman in der Küche an und können bearbeitet werden.

Die Ausgabe der einzelnen Bestellungen erfolgt am Orderman-Arbeitsplatz in der Regel über einen Bondrucker, denn in den meisten Küchen sind noch immer Klemmschienen üblich, weil sie eine gute Übersicht über den Stand der Abarbeitung der Bestellungen liefern. Die Bons werden nach der Fertigstellung zu den einzelnen Tellern gelegt. Das hat den Vorteil, dass jede gerade freie Servicekraft genau zuordnen kann, zu welchem Tisch und welchem Gast die Bestellung gehört. Die Auslieferung des Essens muss dadurch nicht warten, bis die Servicekraft frei ist, welche die Bestellung aufgenommen hat.

Auch in der Fast-Food-Systemgastronomie gehören derartige Systeme zum Standard, wobei die Eingaben am Orderfenster bei Drive-in-Varianten nicht über einen Handheld, sondern einen großen Touchmonitor erfolgen, der sämtliche Produkte mit nur einem oder zwei Tipps zugänglich macht.

 

Welche Ansprüche resultieren aus den Hygienevorschriften?

In der Gastronomie und im Einzelhandel sind gesetzliche Hygienevorschriften zu erfüllen. Besonders streng sind sie für Bereiche, in denen unverpackte Lebensmittel verkauft werden. Dazu gehören beispielsweise Dönerläden, Bäckereien und Metzgereien sowie die Fleischtheken, Käsetheken und Fischtheken der Supermärkte. Dort geht es bei den notwendigen Ansprüchen bereits damit los, dass die zum POS-Kassensystem gehörende Waage gut desinfiziert werden kann. Aus Gründen einer effizienten Reinigung empfehlen wir für diese Bereiche stets nur die Touchkasse und das Touchdisplay mit glatten Oberflächen. Bei Kassenlösungen mit Tasten ist die Reinigung deutlich schwieriger. Hier besteht immer die Gefahr, dass sich gefährliche Keime in dem schwer zugänglichen Bereich zwischen den Tasten ansiedeln. Außerdem können bei diesen Kassen Flüssigkeiten und Lebensmittelpartikel ins Innere gelangen und die Hardware irreparabel schädigen.

Die eigentliche Kassierung sollte mit Blick auf die Lebensmittelsicherheit nicht direkt an den Fleischtresen, Fischtresen, Kuchentresen und Käsetheken stattfinden, denn Geldscheine und Münzen gehören zu den bedeutendsten Überträgern von Keimen. Stattdessen ist dort ein Bondrucker ratsam, der mit Bonrollen mit selbstklebenden Etiketten arbeitet. Er generiert und druckt im optimalen Fall einen Barcode, der von Scanner der Hauptkasse eingelesen werden kann. Das erspart den Kassierern die manuelle Eingabe der Produktkennung und beschleunigt die Bearbeitung der zu erfassenden Daten.

Doch das POS-Terminal für den Einsatz am Fleischtresen, der Käsetheke und dem Fischtresen muss noch einen weiteren Anspruch erfüllen, der nicht aus den Hygienevorschriften resultiert, sondern der notwendigen Fairness den Kunden gegenüber geschuldet ist. Dieser Anspruch besteht an die Einstellungen bei der Tarierung der Waagen. Dafür muss eine spezielle Funktion bereitstehen, die möglichst mit einem Fingertipp aktiviert werden kann. Das Gewicht der Verpackungsfolien und Becher gehört nämlich nicht zum Gewicht der Ware, welches der Kunde am Ende bezahlen muss.

Wer auf die Tarierung der Waagen verzichtet, begeht Betrug an seinen Kunden. Das kann zu einer Anzeige von Amts wegen führen, wenn solche eklatanten Mängel bei einer Betriebsprüfung von der Lebensmittelüberwachung festgestellt werden. Beim Massenverkauf in einem größeren Supermarkt könnte selbst das Bundesministerium für Finanzen, kurz BMF, dahinterkommen, weil dadurch irgendwann die eingekaufte Warenmenge eine erhebliche Differenz zur verkauften Warenmenge aufweist. Dann werden Zukäufe unterstellt, die in der Buchhaltung nicht ordnungsgemäß erfasst werden. Daraus kann sich im Ernstfall sogar eine Anzeige wegen der Unterstützung von Schwarzarbeit ableiten.

 

Welche gesetzlichen Vorgaben spielen bei der Auswahl der POS Kassensysteme eine Rolle?

Einen sehr hohen Stellenwert nehmen steuerrechtliche Aspekte bei der Suche nach der optimalen Kassensoftware ein. Die Mehrwertsteuer muss auf den Rechnungen mit ausgewiesen werden, welche der Bondrucker ausgibt. In der Bundesrepublik Deutschland gelten unterschiedliche Steuersätze bei den verschiedenen Produktgruppen. Das heißt, die Kassenlösungen müssen die Zuordnung unterschiedlicher Mehrwertsteuersätze zu den diversen Produktgruppen möglich machen. Am besten ist es, wenn der Mehrwertsteuersatz für jedes einzelne Produkt hinterlegt und von der Computerkasse aus einer zentral gepflegten Datenbank abgerufen werden kann.  Unsere POS-Software bietet genau diesen Support.

Von Kunden, die selbst mehrwertsteuerpflichtig und damit zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, werden zusätzliche Angaben benötigt. Auch diese weist unsere POS-Kassensoftware auf Wunsch auf dem Bondrucker aus. Mit vielen Ländern bestehen Abkommen, nach denen sich die Kunden aus dem Ausland die in Deutschland gezahlte Mehrwertsteuer zurückholen können. Dafür werden auch die vollständigen Adressen sowie die Umsatzsteuernummern der Verkäufer benötigt. Das heißt, sie sollten vom Bondrucker mit ausgegeben werden können. Dafür hält unser offenes POS-Kassensystem einen entsprechenden Support bereit.

Außerdem sind alle Gewerbetreibenden in Deutschland gezwungen, die für eine Betriebsprüfung erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Dabei lassen die Grundsätze zur Führung digitaler Kassenbücher der GOBD als Nachfolger der zuvor gültigen Regelungen der GoBS und GDBdU drei verschiedene Arten des Datenzugriffs zu. Dabei handelt es sich um folgende Varianten:

  • unmittelbarer Lesezugriff
  • mittebarer Zugriff über ausgedruckte Auswertungen
  • Übergabe der Daten auf Datenträgern in gängigen Formaten

Wer diesen Anspruch nicht erfüllt, kann durch die zuständigen Finanzämter mit einem Bußgeld belegt werden. An den Höhen der möglichen Bußgelder hat sich durch den Wechsel nichts geändert. Sie können nach wie vor mit bis zu 250.000 Euro festgesetzt werden. Unser POS-Kassenprogramm bietet Ihnen verschiedene Exportfunktionen für die Erfüllung dieser gesetzlichen Vorschriften zur Bereitstellung von Daten für eine Betriebsprüfung.

Auch die 2018 in Kraft gesetzte Datenschutzgrundverordnung für ganz Europa sollte bei der Auswahl der Kassenprogramme nicht unberücksichtigt bleiben. Sie ist vor allem für die Cloud-basierten Kassenlösungen relevant. Dort kommt es darauf an, ob der Verwalter der Cloud die Bestimmungen der DSGVO erfüllt. Der Grund ist, dass auch personenbezogene Daten gespeichert werden, wenn die Kunden beispielsweise zur Erlangung von Rabatten Kundenkarten einlesen lassen. Die DSGVO spielt außerdem bei der Nutzung bargeldloser Bezahlsysteme eine wichtige Rolle, denn das Unternehmen, über welches die bargeldlosen Zahlungen abgewickelt werden, kommt ebenfalls in den Besitz personenbezogener Daten. Deshalb ist eine genaue Prüfung der Einhaltung der DSGVO-Regelungen bei der Auswahl der dazugehörigen Dienstleister unverzichtbar.

 

Welche Arten von Berichten erfordert das deutsche Steuerrecht von der POS Kassensoftware?

Das Kassenprogramm muss mehrere Arten von Berichten allein für die steuerliche Buchhaltung und die Abgabe der notwendigen Erklärungen gegenüber den zuständigen Finanzämtern zur Verfügung stellen. Bei einer steuerlichen Betriebsprüfung in der Gastronomie, in der Dienstleistungsbranche und im Einzelhandel gibt es nur dann keine Beanstandungen, wenn lückenlos Tagesberichte, Monatsberichte und Jahresberichte vorliegen. Sie müssen durchnummeriert sein, um bei einer Betriebsprüfung Manipulationen ausschließen zu können. Dieser Anspruch an die Kassenprogramme besteht auch dann, wenn die Umsatzsteuervoranmeldung beispielsweise einmalig pro Quartal, halbjährlich oder jährlich eingereicht werden muss.

In diesen Berichten müssen die Nettoumsätze und die darauf entfallende Steuer separat ausgewiesen werden. Dabei geht es nicht um zwei Sammelpositionen, sondern daraus muss ersichtlich sein, wie sich die Tagesumsätze auf die Produktgruppen mit den verschiedenen Sätzen der gesetzlich vorgeschriebenen Mehrwertsteuer verteilen. Diese Übersichten werden auch vom Steuerberater zum Ausfüllen der Umsatzsteuervoranmeldung sowie der Umsatzsteuererklärung am Ende eines jeden Jahres benötigt.

Ein Fakt ist besonders wissenswert: Das Finanzamt ist nicht nur berechtigt, die Kassenbücher mit den Tageseintragungen zu prüfen. Die Auskunftspflicht schließt Einblicke bis in die einzelnen Kassenbons hinein ein. Nur so kann geprüft werden, ob ein Gewerbetreibender auf alle einzelnen Waren und Produkte auch die korrekten Mehrsteuersätze erhebt. Deshalb arbeiteten frühere Kassensysteme mit zwei Bonrollen. Auf einer Bonrolle wurden die Belege für die Kunden ausgedruckt. Die zweite Bonrolle musste für den Fall einer Betriebsprüfung aufbewahrt werden.

Wer noch mit einem solchen Kassensystem arbeitet, sollte vor allem die Bonrollen mit Thermopapier dunkel und trocken lagern, denn sie müssen auch nach mehreren Jahren noch lesbar sein. Gerade an dieser Stelle bietet die digitale Speicherung durch die POS-Kassensoftware einen entscheidenden Vorteil. Sie benötigt keinen physischen Platz und beugt Bußgeldern aufgrund verblasster Bonrollen vor, indem sie die Bons mit jeder einzelnen gebuchten Position digital speichert.

Die Bereitstellung dieser Daten ist mit unserer Kassensoftware beispielsweise in Form von Excel-Tabellen möglich. Die Berichte können mit einem beliebigen Tintenstrahldrucker, Nadeldrucker oder Laserdrucker ausgedruckt werden, der vom Betriebssystem unterstützt wird. Dort empfehlen wir, zur Schonung der Umwelt, Recyclingpapier, Refill-Tintenpatronen und Rebuilt-Toner zu verwenden.

 

Welche Berichtsarten der POS Kassensysteme sind außerdem ratsam?

Für die Abrechnungen der Kassierer, Verkäufer und Kellner werden weitere Berichte benötigt. Sie sollten wahlweise personenbezogen oder kassenbezogen möglich sein. Der Hauptzweck dieser Berichte besteht darin, zum Geschäftsschluss oder Dienstschluss prüfen zu können, ob der Bargeldbestand in der Kassenschublade oder der Kellnergeldbörse mit den Einnahmen übereinstimmt, die auch tatsächlich erzielt wurden. Diese individuellen Berichte erfüllen den Wunsch, den James Ritty bereits im Jahr 1879 hatte. Kassierer und Kellner können keine Einnahmen unbemerkt in ihrer eigenen Tasche verschwinden lassen.

Um dem Gewerbetreibenden einen Überblick über seine Umsatzentwicklung zu gewähren, machen ergänzend Wochenberichte und Quartalsberichte sowie individuell abrufbare Berichte Sinn. Von ihnen sollte jedoch die fortlaufende Nummerierung der steuerlich erforderlichen Berichte nicht beeinflusst werden. Mit den individuell abrufbaren Statistiken kann unter anderem die Umsatzverteilung abhängig von der Tageszeit beurteilt werden. Diese Daten können die Gastronomen und Betreiber der Supermärkte nutzen, um beispielsweise ihre Öffnungszeiten zu optimieren. Auch liefern sie wertvolle Hinweise für die Planung des Personalbedarfs.

 

Individuelle Berichte unterstützen die Planung und reduzieren gebundenes Kapital

Ein nützliches Instrument für die Planung sind außerdem die Berichte zu den Umsätzen bei den Warengruppen und den einzelnen Produkten. Sie geben zum Beispiel Auskunft, ob Supermärkte die optimale Quote beim Frischesortiment erreichen. Dort gibt es die höchsten Margen, weshalb hier ein hoher Anteil angestrebt werden muss. Unser POS-Kassensystem unterstützt solche Prüfungen bis hin zu einzelnen Produkten. Das heißt, es liefert Daten zur Optimierung der Sortimente. In der Gastronomie hilft die Kassensoftware dabei, eine Speisekarte zu entwickeln, mit welcher die höchstmöglichen Umsätze erzielt werden können. Da eine langfristige Speicherung erfolgt und die Daten dadurch auch für die Vergangenheit auswertbar sind, können sogar saisonale Schwankungen beim Absatz einzelner Produkte oder Produktgruppen bei der Sortiments- und Speisekartenplanung berücksichtigt werden.

Diese individuellen Berichte sind noch aus einem anderen Grund sehr interessant. Mit den Statistiken der Vergangenheit bietet Ihnen unser Kassenprogramm die Chance, Ihre Lagerbestände auf ein unverzichtbares Minimum zu reduzieren. Viele Gastronomen, Dienstleister und Einzelhändler binden jede mange Kapital durch unnötig hohe Lagerbestände. Sie riskieren dadurch auch erhebliche Gewinnverluste in Form von Abschreibungen. Besonders relevant ist deshalb eine Optimierung der Bestellungen und Lagerbestände bei Produkten mit einer kurzen Haltbarkeit.

Mit den Daten aus der Vergangenheit haben die Nutzer unserer PC-Kassensoftware die Möglichkeit, anhand der tatsächlich erzielten Absatzzahlen ihren durch Lieferungen zu deckenden Bedarf ziemlich genau zu planen. Dadurch kann der Umfang der Abschreibungen vor allem bei der Gastronomie und im Lebensmittelhandel erheblich gesenkt werden. Durch die Optimierung der Lagerbestände werden Gelder frei, die beispielsweise eine Erweiterung des Sortiments erlauben.

 

Das Kassenprogramm hilft bei der Aufdeckung von Sicherheitslücken

Die mit unserem POS-Kassensystem individuell abrufbaren Berichte bieten außerdem einen guten Support bei der Reduzierung der Diebstahlsquote. Es klingt unglaublich, aber die Praxis beweist es. Grundlage sind die Berichte, die zum Verkauf einzelner Produkte zur Verfügung gestellt werden. Ein Abgleich mit den Inventurdaten zeigt auf, welche Waren besonders häufig in einem Supermarkt, einem Beauty-Shop oder bei einem Bekleidungshändler gestohlen werden. Damit erhalten die Einzelhändler wichtige Informationen dazu, welche Waren in besonders überwachten Bereichen platziert oder mit technischen Hilfsmitteln zur Diebstahlsprävention versehen werden müssen. Auch steuerlich sind diese Daten relevant, weil sie als Verluste bei der Berechnung der zu versteuernden Gewinne berücksichtigungsfähig sind.

 

Welche Besonderheiten sollte die POS Kassensoftware für Kantinen haben?

Der galoppierende Fachkräftemangel in Deutschland sorgt dafür, dass immer mehr Unternehmen Extras als Ergänzung der vereinbarten Entlohnung gewähren, um die von ihnen dringend benötigten Fachkräfte zu bekommen. Dazu gehören inzwischen auch Besonderheiten bei der Betriebsverpflegung. Teilweise werden alkoholfreie Getränke in Form von Kaffeeautomaten und Getränkeautomaten direkt im Umfeld der Arbeitsbereich bereitgehalten. Aber auch verschiedene Rabatte bei der Speisenversorgung in der Kantine der Unternehmen sind mittlerweile an der Tagesordnung.

Das heißt, dass die dort verwendete POS-Computerkasse bei der Berechnung der erhobenen Preise in der Lage sein muss, entsprechende Unterschiede zu machen. Eine solche Differenzierung ist insbesondere dann notwendig, wenn mit der Betriebsverpflegung nicht nur die Belegschaft eines einzigen Unternehmens versorgt wird. Hinzu kommen Anforderungen, die daraus resultieren, dass auch Gäste, die in keinem, der an eine Kantine angeschlossen Unternehmen arbeiten, dort essen können.

Die Unterschiede bei den Preisen für Speisen und Getränke können bei unserem POS-Kassenprogramm auf einfache Weise in den Ablauf integriert werden. Dafür ist lediglich die Ausgabe von Mitarbeiterkarten mit einem speziellen Barcode notwendig. Alternativ steht natürlich auch die Ergänzung mit einem Kartenlesegerät zur Auswahl, welches die auf einem Chip oder einem Magnetstreifen hinterlegten Informationen auslesen kann. Mit diesem Barcode kann aus der Produktdatenbank beispielsweise ein pauschaler Abzug vorgenommen oder die zu zahlende Gesamtsumme um einen vorgegebenen Prozentsatz reduziert werden.

Das POS-Terminal samt Kassenprogramm für Kantinen bietet noch einen anderen Vorteil. Es macht es nämlich möglich, Sammelabrechnungen für die Mitarbeiter zu erstellen. Damit kann eine Verrechnung mit dem Lohn oder eine Bezahlung pro Woche oder Monat erfolgen. Auf diese Weise wird die Kassierung für jedes einzelne Menü überflüssig. Das beschleunigt die Abfertigung der Mitarbeiter bei der Betriebsverpflegung erheblich. Einen praktischen Nutzen ziehen daraus vor allem Großküchen, in denen bei der Betriebsverpflegung sehr viele Mitarbeiter binnen kurzer Zeit versorgt werden müssen. Alternativ zur späteren Sammelabrechnung ist natürlich auch die Bezahlung im Voraus realisierbar. Die Verrechnung kann mit unserem POS-Kassenprogramm wahlweise über einzelne Bons mit Barcode oder ebenfalls über Kunden- oder Mitarbeiterkärtchen mit Barcode sowie bei der Ausstattung mit Kartenlesegeräten über Kärtchen mit Chip oder Magnetstreifen erfolgen.

 

POS-Software für Kantinen muss Vorschriften zur Einkommenssteuer berücksichtigen

Einige Unternehmen bieten die Betriebsverpflegung zur Bindung ihrer Fachkräfte sogar vollständig kostenlos an. Dann kommt ein steuerlicher Aspekt ins Spiel, wenn das Unternehmen keine eigene Kantine besitzt. Bei den Fachkräften, welche das Angebot nutzen, muss die Gratis-Essensausgabe in der Kantine anderer Unternehmen oder einer für alle nutzbaren Großküchen als geldwerte Leistung bei der Einkommenssteuer berücksichtigt werden. Dort gelten bestimmte Freibeträge, die dazu führen, dass auf diese Anteile keine Einkommenssteuer entrichtet werden muss. Sowohl der Arbeitnehmer als auch der Unternehmer müssen allerdings jederzeit nachweisen können, in welcher Höhe pro Jahr solche geldwerten Leistungen bei der Betriebsverpflegung erbracht wurden. Das zieht die Notwendigkeit der individuellen Erfassung nach sich. Sie ist vor allem dann unverzichtbar, wenn verschiedene Menüs zu unterschiedlichen Preisen angeboten werden.

Mit unseren POS-Computerkassen können die Unternehmer und Betreiber von Großküchen auch dieses Problem einfach lösen. Hilfsmittel sind auch hier Mitarbeiterausweise mit einem Barcode oder spezielle Kartenlesegeräte. Über die individuellen Berichte können die als geldwerte Leistung zu berücksichtigenden Umsätze pro Monat oder Jahr einem konkreten Mitarbeiter oder Gast zugeordnet werden. Dadurch ist jederzeit ein Cent-genauer Nachweis der erbrachten geldwerten Leistungen für die Erstellung der von den Mitarbeitern für die Einkommenssteuererklärung benötigten Dokumente möglich.

 

Wie sparen ausgereifte Kassenprogramme noch Geld und Zeit?

Eine vor allem im Einzelhandel besonders wichtige Position ist die laufende Überwachung der Warenbestände. Das Personal sollte nicht erst ins Lager rennen und zählen müssen, um einem Kunden genau sagen zu können, wie hoch die noch vorhandene Anzahl bei einem einzelnen Produkt ist. Die Bestände in den Regalen im Verkaufsraum und im Lager sollten deshalb im optimalen Fall über das POS-Terminal an den Servicepunkten in Echtzeit geprüft werden können.

Das setzt einerseits voraus, dass sämtliche durch Verkäufe erzielten Abgänge sofort in der zentralen Datenbank erfasst werden. Dazu tragen unsere Kassenhardware und die Kassensoftware über die Erfassung der Barcodes für die einzelnen Produkte bei. Dort ist es über die Generierung individueller Barcodes sogar möglich, beispielsweise in einem Fashion-Shop bei den Abgängen die verschiedenen Kleidergrößen oder Farben eines Produkts separat zu erfassen, sofern dort eine Differenzierung über die Barcodes nicht bereits beim Hersteller oder Großhändler erfolgt.

Anderseits müssen aber auch Zugänge beim vorhandenen Bestand durch den Eingang von Lieferungen in Echtzeit eingebucht werden. Dafür stehen verschiedene Techniken zur Auswahl. Mehrheitlich kommen hier Handscanner zum Einsatz, welche die an den Produkten vorhandenen Barcodes zur Erfassung nutzen. Der Bediener muss lediglich an einem Handheld oder einem speziellen Display die gelieferte Menge eingeben. Diese Art der Erfassung ist der klassischen Bestandsbuchhaltung über die Einbuchung der Zugänge über die Lieferscheine allein schon dadurch deutlich überlegen, dass sie die Bestandsveränderungen in Echtzeit verarbeitet.

Auf diese Weise kann die Buchhaltung über die individuellen Berichte jederzeit prüfen, welchen Wert die vorhandenen Bestände haben. Das ist vor allem bei der Regulierung von Versicherungsschäden beispielsweise bei Bränden, Blitzschlägen, Überschwemmungen und größeren Einbrüchen wichtig. Dafür empfiehlt sich die externe Speicherung der Daten beispielsweise in Form eines jederzeit zurückspielbaren Backups. Dann können die vorhandenen Warenbestände selbst dann noch nachgewiesen werden, wenn die komplette Kassenhardware samt Kassenprogramm durch einen Elementarschaden unbrauchbar geworden ist.

 

Moderne POS-Kassensoftware kann Bestellungen automatisieren

In der Vergangenheit gehörten zum typischen Bild in Supermärkten Verkäufer und Verkäuferinnen, die mit einem speziellen Handscanner durch die Gänge liefen. Sie schauten sich die Bestände in den Regalen an und entschieden allein aufgrund ihrer vorhandenen Erfahrungen über die Notwendigkeit einer Nachbestellung. Im Lager vorhandene Bestände blieben dabei oftmals komplett unberücksichtigt. Einige dieser Handscanner für Bestellungen boten einen minimalen Support, indem sie nach dem Scannen des Barcodes das Datum der letzten Bestellung anzeigten.

Die Konsequenz waren häufig verfrühte Nachbestellungen, welche die Abschreibungen unnötig in die Höhe getrieben haben. An anderer Stelle wurde zu wenig nachbestellt, sodass die Kunden zeitweise vor leeren Regalfächern standen. Das schmälert sowohl die möglichen Umsätze als auch den daraus zu ziehenden Gewinn. Hinzu kommt, dass die Kunden für den Kauf der fehlenden Ware zur Konkurrenz gehen müssen. Treten häufig Lücken im Sortiment auf, besteht noch dazu die Gefahr, die Kunden gänzlich zu verlieren. Das heißt, im Interesse einer effizienten Kundenbindung sollte das komplette Sortiment durchgängig verfügbar sein. 

Inzwischen gehören die genannten Risiken durch die Fähigkeiten der modernen Kassenprogramme der Vergangenheit an. Auch offene Systeme von freien Anbietern haben mittlerweile Funktionen, welche bei den geschlossenen Systemen der Discounterketten schon lange Tradition haben. Die Nutzer unserer POS-Kassenlösungen haben die Möglichkeit, Mindestbestände für die einzelnen Waren zu hinterlegen. Werden diese durch die Echtzeiterfassung der Zugänge und Abgänge unterschritten, kann das System einen Alert auslösen. Dabei bekommt der Nutzer angezeigt, bei welcher Warenposition eine Nachbestellung erforderlich ist.

Diese Alerts für einzelne Produkte können auch zusammengefasst und über die verschiedenen Schnittstellen in mehreren Formaten exportiert werden. Damit ist ein Import in das Bestellsystem der Großhändler und Lieferanten möglich. Die damit erzielbare Zeitersparnis ist enorm. Außerdem werden Fehlbestellungen vermieden und es können keine notwendigen Nachbestellungen vergessen werden.

 

Unsere Computerkassen mit Touchdisplay sind auch für den mobilen Einsatz geeignet

Sie betreiben als Gastronom einen Food-Truck oder führen als Einzelhändler regelmäßig Verkaufsaktionen im Außenbereich durch? – Dann sind Sie mit unseren offenen und jederzeit erweiterbaren Kassenlösungen ebenfalls bestens versorgt. Sie können Ihre Verkaufskräfte beispielsweise mit einer Touchkasse in Tablet-Form und einer Geldkassette ausstatten. Dabei müssen Ihre Kunden nicht einmal auf eine steuerfähige Quittung verzichten, denn wir können Ihnen dazu Bondrucker anbieten, die wahlweise per Bluetooth oder USB-Datenkabel mit der mobilen Touchkasse kommunizieren.

Auch die Echtzeitbuchungen im Hauptrechner ihrer POS-Computerkasse sind möglich. Bleiben die Mini-Touchkassen in Bluetooth-Reichweite, kann der Datenaustausch darüber erfolgen. Sind sie weiter weg, können die Daten mit Mobilfunkstandards übertragen werden. Teuer muss das im 21. Jahrhundert nicht werden, denn gute und preiswerte Datenflats bekommen Sie mittlerweile bei einer Vielzahl von Mobilfunkprovidern. Das eröffnet Ihnen die Chance, Ihre Produkte beispielsweise auf Wochenmärkten und Weihnachtsmärkten sowie bei anderen größeren Events verkaufen zu können, ohne auf den gewohnten Komfort einer POS-Computerkasse verzichten zu müssen.

 

Kurz gesagt: Moderne Kassenhardware und POS Kassensoftware ist immer eine gute Wahl

Mit unseren POS-Kassensystemen können Sie alle Ansprüche erfüllen, die im Alltag an Sie gestellt werden. Das reicht von der Förderung der Kundenzufriedenheit bis hin zu den Anforderungen, die aus Hygienebestimmungen oder den Steuergesetzen resultieren. Offene Kassensysteme bieten Ihnen die Chance, jederzeit flexibel auf Veränderungen in Ihrem Geschäftsbetrieb zu reagieren. Mit einem modernen Kassenprogramm in Kombination mit klug gewählter Hardware können Sie einige Prozesse optimieren und dadurch Zeit und Geld sparen. Die Echtzeiterfassung der Bestände reduziert das Risiko von Überbeständen und Abschreibungen.

Touchkassen mit Scanner und Waage beschleunigen die Abfertigung der Kunden und leisten so einen entscheidenden Beitrag zur Kundenzufriedenheit und zur Kundenbindung. Je nach gewählter Hardware können die Touchkassen mit dem POS-Kassenprogramm wahlweise stationär oder mobil betrieben werden. Die Nutzung drahtloser Übertragungswege prädestiniert unsere intelligenten Kassenlösungen nicht nur für den Einzelhandel, sondern dadurch bieten sie auch einen hohen Nutzerkomfort in der Gastronomie.  

Mit dem komplexen Berichtssystem behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre getätigten Umsätze und können bei der Optimierung der Warenbestände auch saisonale Schwankungen berücksichtigen. Zusatzgeräte wie Kartenleser bieten Vorteile beim Angebot diverser Bezahlmöglichkeiten und der Nutzung von Rabattsystemen. Sie erweisen sich auch beim Einsatz bei der Betriebsverpflegung als sehr nützlich, weil sie den Cent-genauen Nachweis von geldwerten Leistungen für die Einkommenssteuer ermöglichen.