header.jpg

Kassensystem Software PC

Kassenführung leicht gemacht mit der Kassensystem Software für den PC

Eine Kassensystem Software für den PC kann sehr vielseitig aufgebaut sein und die unterschiedlichsten Anwendungsgebiete im Bereich der Kassenführung und darüber hinaus abdecken. Die Vielfalt der angebotenen Softwarelösungen bietet für jede erdenkliche Branche die Softwarelösung, die auf die individuellen Anforderungen im eigenen Unternehmen zugeschnitten werden kann. Wichtig ist, dass Sie sich vorab über den konkreten Leistungsumfang der jeweiligen Kassensystem Software PC im Klaren sind. Nur so entscheiden Sie sich für das richtige Programm mit dem individuell passenden Programmumfang, sodass die gewünschten Funktionen auch tatsächlich genutzt werden können.

 

Für welche Betriebssysteme lässt sich eine Kassensystem Software PC nutzen?

Grundsätzlich kommen dafür alle gängigen Betriebssysteme infrage. Bei einer Kassensystem Software PC sind das vor allem die Kassensoftware Windows und die Kassensoftware Mac. Aber auch für mobile Betriebssysteme wie Android und iOS gibt es zahlreiche Programme. Diese sind vor allem dann relevant, wenn eine Kassensoftware für Tablet gesucht wird. Je nach Abläufen im Unternehmen bieten beide Varianten unterschiedliche Vor- und Nachteile. Entscheidend ist letztlich, ob es sich eher um ein mobiles oder stationäres Kassensystem handeln soll.

Der Vorteil bei einer reinen Softwarelösung mit einer Kassensystem Software PC liegt darin, dass häufig die vorhandene Hardware damit genutzt oder neue Hardware flexibel ergänzt werden kann. Das System spielt sich komplett digital ab und ermöglicht es so, vorhandene Kassiereinrichtungen auch weiter zu nutzen. Entsprechend steht die reine PC-Software einzig in Abhängigkeit zum entsprechenden PC mit zugehörigem Betriebssystem, der verwendet wird.

 

Welche Anforderungen muss eine Kassensystem Software PC erfüllen?

Zunächst einmal alle Funktionen, die ein Kassensystem gemäß Vorgabe durch das Finanzamt grundsätzlich erfüllen muss. Gemäß GoBD gibt es seitens der Finanzverwaltung eine Vorgabe dafür, wie eine Kassensoftware funktionieren muss.

Das bedeutet, dass über einen Zeitraum der letzten zehn Jahre alle Vorgänge im Zusammenhang mit der Kasse revisionssicher und auslesbar abgelegt werden müssen. Gleichzeitig heißt es, dass sich ein Betriebsprüfer während einer Prüfung gar nicht mehr unbedingt die Kassenbücher selbst anschaut, sondern die gespeicherten Daten entnimmt und mit seiner eigenen Software ausliest. Das ist die wichtigste Voraussetzung, um eine Kassensystem Software PC sicher und risikofrei nutzen zu können.

Der wichtigste Punkt, der in diesem Zusammenhang zu klären ist, betrifft die Speicherung der Daten. Sinnvoll ist es, sich hier mindestens doppelt abzusichern. Beispielsweise können die so gespeicherten Daten auf dem Server des Softwareanbieters, in einer Cloud und stationär auf einem eigenen Server hinterlegt werden. So ist man mehrfach vor dem Verlust der Daten geschützt, der im Zweifelsfall sehr teuer werden kann.

 

Über diese Funktionen kann eine Kassensystem Software PC verfügen

Hierbei sind die Möglichkeiten je nach gewähltem Programm nahezu grenzenlos. Bei fast jeder Kassensystem Software PC können Produkte einzeln mit Preisen, Produktinformationen und Beständen eingepflegt werden. Das erleichtert später die Arbeit beim Kassieren. Ebenso leicht bieten sich Möglichkeiten, Nachlässe, Rabatte und individuelle Kundenaktionen zu hinterlegen. Es gibt Systeme, die nur online oder auch offline betrieben werden können. Ideal ist ein möglicher Fernzugriff des Entwicklers für den Fall, dass es zu Problemen mit der Software kommen sollte.

In den individuellen Funktionen ist vor allem die eigene Branche ein ausschlaggebender Faktor, welche Kassensystem Software PC sich eignet. Für Hotels und gastronomische Betriebe sind beispielsweise die eigenen Zimmer oder der Tischplan wichtige Faktoren, die in das System integriert werden müssen. Auf Wunsch lassen sich zentral darüber auch Reservierungen mit den Gästen, Tagen und Uhrzeiten hinterlegen. Auch einzelne Mitarbeiterprofile mit unterschiedlichen Zugriffsrechten oder digitalen Signaturen bei der Bearbeitung empfehlen sich zum Zwecke der Nachvollziehbarkeit. Vor allem sollte dabei auf eventuelle Beschränkungen der Software geachtet werden.

  • Wie viele Zimmer oder Tische können angelegt werden?
  • Wie viele Mitarbeiterprofile können mit der Kassensystem Software PC genutzt werden?
  • Gibt es Beschränkungen für das Anlegen von Artikelpositionen?
  • Kann ich flexibel auf eventuell notwendige Änderungen reagieren, zum Beispiel Splittung von Rechnungen oder individuelle Kundenwünsche?
  • Reichen die Konfigurationsmöglichkeiten, zum Beispiel nach Artikeln oder Leistungsgruppen, für eine prägnante statistische Auswertung aus?
  • Gibt es eine Begrenzung, mit wie vielen Computern oder Tablets die Software genutzt werden kann?
 

Welches Zubehör wird für die Nutzung einer Kassensystem Software PC benötigt?

Im Grunde genommen beschränkt sich die notwendige Ergänzungshardware auf ein paar wenige kleinere Anschaffungen. Als Eingabegerät genügt im Regelfall die Tastatur. Alternativ dazu können auch Touchpads oder Barcode-Scanner ergänzend verwendet werden. Für den Druck von Kassenbons wird ein entsprechender Bondrucker benötigt, der direkt über den PC angesteuert werden kann. Häufig kann bei der Kassensystem PC Software auch ein eigenes Logo beim Drucken des Bons verwendet werden. Wer hingegen den Ausdruck einer echten Rechnung im DIN A4-Format bevorzugt, findet dafür ebenfalls meist in der Kassensystem Software PC die Möglichkeit dazu. Dafür ist nur ein handelsüblicher Drucker notwendig, auf den der PC zugreifen kann.

Zuletzt wird vor allem bei Kassensoftware für Tablet ein Grundstamm der entsprechenden Eingabegeräte benötigt. Wichtig ist es, sich hierbei vor dem Kauf der Software zu informieren, mit wie vielen Endgeräten die Software tatsächlich verwendet werden kann. Werden mehr Geräte benötigt, als Software-Lizenzen zur Verfügung stehen, kann das im Nachhinein zu ärgerlichen Störungen des Betriebsablaufes führen.