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Kassensysteme Software

Wie Kassensysteme Software für professionelle Prozessoptimierung nutzen

Bei elektronischer Kassenführung ist es mittlerweile verpflichtend, eine revisionssichere Kassensoftware zu verwenden, die durch das Finanzamt ausgelesen werden kann. Entsprechend ist es nicht mehr möglich, eine elektronische Kassenführung ohne professionelle Kassensysteme Software abzuwickeln. Das bietet einerseits die Möglichkeit, prüfungssicher zu arbeiten, was vor allem bei sehr bargeldintensiven Unternehmen zum eigenen Schutz nahezu verpflichtend ist. Andererseits lässt sich eine gut ausgearbeitete Kassensoftware in zahlreiche andere Prozesse integrieren, sodass sie für eine umfassende Arbeitserleichterung sorgt.

 

In welcher Form lässt sich Kassensysteme Software betrieblich einbinden?

In dieser Hinsicht bestehen viele Möglichkeiten. Je größer der Anbieter der Kassensysteme Software, umso wahrscheinlicher ist eine Anbindung an verschiedene Betriebssysteme. Unter anderem für die folgenden Betriebssysteme sind viele erfolgreiche Programme aus dem Bereich der Kassensysteme Software erhältlich:

  • Windows
  • Mac
  • Android
  • iOS

Eine Kassensysteme Software für Mac ist also ebenso möglich wie eine Kassensoftware Windows. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, eine mobile Kassenlösung für Tablets zu nutzen. Gerade im gastronomischen Bereich erfreut sich diese Lösung immer größer werdender Beliebtheit.

Etwas schwieriger, aber auch nicht unmöglich ist die Nutzung einer Kassensysteme Software Open Source. Davon gibt es die eine oder andere Version im Internet, teils als echte Freeware, teils als Grundprogramm mit möglicher Premium-Erweiterung. Gerade bei echter Freeware erfüllen die Programme grundsätzlich ihre Aufgabe zur Kassenführung tatsächlich sogar solide.

Vorsicht ist trotzdem geboten, denn die Kassenführung muss konform zu den Anforderungen durch die Finanzverwaltung (GoBD) sein. Das bedeutet unter anderem, dass mit dem Kassenprogramm Tagesabschlüsse erstellt werden müssen. Ebenso müssen alle Kassenvorgänge revisions- und manipulationssicher gespeichert und von der Finanzverwaltung elektronisch ausgelesen werden können. Nicht jede Kassensysteme Software erfüllt diese Anforderungen tadellos, sodass im Prüfungsfall Beanstandungen zu einem höher geschätzten Gewinn führen. Das kann im Zweifelsfall sehr teuer werden.

Außerdem sind die Möglichkeiten meist auf wenige Funktionen beschränkt. Grundsätzlich reicht das zwar, um eine Kasse zu führen. Allerdings bietet professionelle Kassensysteme Software zahlreiche Möglichkeiten, die Arbeitsabläufe einheitlich zu strukturieren, Informationsanlaufstelle für alle Mitarbeiter zu sein und aktive Prozessoptimierung zu leisten. So relativiert sich schnell auch der Mehrpreis, weil dadurch Arbeitsabläufe erleichtert werden oder ganz wegfallen.

 

Welche Funktionen kann eine professionelle Kassensysteme Software bieten?

Der mögliche Funktionsumfang ist relativ vielseitig. Deshalb wird Kassensysteme Software meist auch nicht als komplettes Programm angeboten, sondern mit individuellen Bausteinen, die je nach Betrieb einzeln hinzugebucht werden können.

  • Dokumentation in Form von Einzelbelegen, Tagesabschlüssen, Kassenbuch und Rechnungsjournalen

Diese Funktion sollte grundsätzlich jede Kassensysteme Software enthalten. Es handelt sich hierbei um das Mindestmaß an Dokumentation, das jedes Unternehmen mit einer Kassensoftware erfüllen muss. Neben dem Ausdruck der einzelnen Dokumente sind alle Belege dieser Art digital gespeichert und können vom Finanzamt elektronisch ausgelesen werden. Entsprechend wichtig ist die zuverlässige Sicherung dieser Daten. Das kann entweder auf den Servern des Softwarebetreibers, in Form einer Cloud-Lösung oder stationär auf einem eigenen Server stattfinden. Hierbei sollte man sich immer mindestens auf zwei Wege absichern, um einem eventuellen Datenverlust vorzubeugen. Liegen die Daten nicht mehr vor, kann eine ordnungsgemäße Kassenführung nicht mehr nachgewiesen werden.

  • Artikeleingabe und Umsatzstatistiken

Die Artikeleingabe ist wichtig, um Produkte beim Verkauf einfach einbuchen zu können. Das kann entweder direkt über die Kassensysteme Software per Artikelauswahl oder Eingabe einer hinterlegten Produktnummer, alternativ ergänzend per Barcodescanner gemacht werden. Auch ein Import von Produktdaten in Form einer CSV-Datei ist häufig möglich. Wichtig ist, dass die Software kompatibel zur Nutzung eventuell erforderlicher Zusatzgeräte wie dem Scanner, einem Bondrucker oder einem Kartenterminal für bargeldlose Zahlung ist. Bei guter Datenpflege können umfassende Umsatzstatistiken, auch aufgeschlüsselt nach Kriterien wie Produktgruppen oder Verkäufer, ausgegeben werden. Das erleichtert die Verkaufsanalyse in Bezug auf Produkte und Mitarbeiter.

  • Baukastensysteme bei der Produkteingabe

Bestimmte Branchen bieten keine festen Artikel an, sondern arbeiten mit individuell zusammenstellbaren Bausteinen. Das ist beispielsweise bei Eisdielen, Pizzerien und in der Floristik mitunter der Fall. Hierbei ist es wichtig, schnell aus einer Reihe einzelner Produkte oder Zusätze ein Komplettpaket der erbrachten Leistungen zusammenstellen zu können. Auch bei Dienstleistungen, zum Beispiel im Bereich Pflege und Beauty, kann eine individuelle Zusammenstellung einzelner Serviceschritte erforderlich sein.

  • Flexible Umtausch-, Gutschein- und Rabattierungsmöglichkeiten

Je nachdem, wie sehr man seine Kunden über gesonderte Aktionen an sich binden möchte oder branchenbedingt regelmäßig Rabatte und Umtausche abwickeln muss, ist eine flexible Rabattierung im Rahmen des Kassiervorgangs notwendig. Gut aufgestellte Kassensysteme Software bietet hierfür grundsätzlich eine intuitive, einfache Benutzerführung.

  • Organisationstools

In der Gastronomie ist es unverzichtbar, dass die Kassensysteme Software nicht nur eine freie Tischnummerierung ermöglicht, sondern auch die grafische Hinterlegung des eigenen Tischplans erlaubt. Das erleichtert nicht nur neueren Mitarbeitern den Überblick und präzisiert die individuellen Zuordnungsmöglichkeiten. Außerdem kann darüber zeitgenau die Reservierung von Tischen verwaltet werden, ebenso wie die zeitliche Abfolge von Menüs mit mehreren Gängen. Aber auch bei Unternehmen mit viel direktem Kundenkontakt kann die Kassensysteme Software behilflich sein. So kann eine Terminverwaltung komplett über die Software organisiert werden. Außerdem lassen sich Kundenkarteien mit spezifischen Informationen rund um Vorlieben und bisher in Anspruch genommene Leistungen anlegen. So behält man jederzeit den Überblick über seinen Kundenstamm.

  • Zahlungsmöglichkeiten nach eigenen Wünschen

Online ist die Vielfalt der Zahlungsmöglichkeiten längst üblich. In örtlichen Geschäften kommt sie jedoch auch langsam an. Die bisher üblichen Zahlungswege in bar oder per Kredit- beziehungsweise EC-Karte lassen sich auf Wunsch mit der richtigen Kassensysteme Software deutlich erweitern.