POS Kassensoftware für den Einzelhandel » PROCOM iPOS Systems GmbH

Die POS Kassensoftware für den Einzelhandel

Das müssen Sie bei einer POS Kassensoftware Einzelhandel unbedingt beachten

Die Anforderungen an eine POS Kassensoftware sind relativ vielseitig. Je nach Geschäftsmodell ist eine gute Vernetzung mit der Lagersoftware, Buchhaltung, der Verkaufsanalyse und unterschiedlichen Zahlungsmethoden sinnvoll und empfehlenswert. Bevor Sie entsprechend darüber entscheiden können, wie eine auf Sie zugeschnittene POS Kassensoftware Einzelhandel aussieht, müssen Sie wissen, was überhaupt möglich und wichtig ist, wenn Sie sich mit dem Thema auseinandersetzen. Mit unserer Erfahrung im Bereich der betrieblichen Softwareentwicklung seit 1984 haben wir umfassende Erfahrungen auf diesem Gebiet gesammelt und kennen vielseitige Software-Lösungen.

 

Welche Formen der POS Kassensoftware Einzelhandel sind denkbar?

Grundsätzlich bietet sich die Möglichkeit, das Kassensystem im Einzelhandel entweder stationär oder mobil zu gestalten. Welche POS Kassensoftware Einzelhandel dabei sinnvoller ist, entscheidet sich nach dem Aufbau des Unternehmens. Möglich sind:

  • Stationäre Kassensysteme, die in einem konkreten Kassenbereich fest installiert sind.
  • Mobile Kassensysteme in Form eines Tablets (z.B. iPad)

Stationäre Kassensysteme, die zentral auslesbar sind, sind vor allem bei großem Kundendurchlauf überaus empfehlenswert. Gerade Supermärkte werden im Kassenbereich permanent aktiv sein, weshalb es kaum plausible Gründe gibt, hier vom klassischen Kassenmodell abzuweichen.

Allerdings gibt es auch kleinere Unternehmen im Einzelhandel, die sich nicht auf die Masse der Transaktionen, sondern auf ein kleineres Sortiment spezialisiert haben. Gerade dann ist vor allem die Beratung des Kunden häufig ein Schwerpunkt. Dafür kann auch eine POS Kassensoftware Einzelhandel in Form eines mobilen Tablets sinnvoll sein, das der Mitarbeiter individuell bedienen kann. So wird eine größere Mobilität und Flexibilität im Umgang mit Kunden ermöglicht, was eine klassische PC Kassensoftware Einzelhandel überflüssig macht. Ebenso besteht die Möglichkeit, Rabatte, Preisänderungen und Gutscheine schnell über das Tablet einzugeben und so individuelleren Service am Kunden zu leisten. Zum jeweiligen Geschäftsschluss kann das mobile Kassensystem in Form des iPads dann problemlos mitgenommen werden. Grundsätzlich sind beide Formen für ein POS Kassensoftware im Einzelhandel denkbar. Möglich ist dies über den individuellen Zuschnitt passend zum jeweiligen Unternehmen.

 

Diese Funktionen sollte eine POS Kassensoftware im Einzelhandel erfüllen

Im Normalfall verfügt die POS Kassensoftware im Einzelhandel über eine ergonomische Touchscreen-Oberfläche. Es wird ein umfassendes Funktionsportfolio angeboten, welches je nach Bedarf individualisiert werden kann. So ermöglicht die POS Kassensoftware Einzelhandel beispielsweise die Bereitstellung von detaillierten Kassenberichten, Tages- oder Monatsabschlüssen. Darüber hinaus gibt es eine Storno- bzw. Rückgabefunktion sowie eine Statistik zur Abrechnung der Waren. Auch ein Kassenbon kann dank professioneller POS Kassensoftware im Einzelhandel mit frei konfigurierbarer Kopf- oder Fußzeile erstellt werden. Weiterhin ist es mit entsprechender Kassensoftware möglich, die Kassenschublade anzusteuern oder Etiketten zu drucken.

Im Einzelhandel ist die Erfassung der Verkäufe dabei eine der wichtigsten Funktionen. Das kann entweder standarisiert oder individualisiert stattfinden. Wichtig ist hierbei, dass die gewählte POS Kassensoftware Einzelhandel die notwendigen Anforderungen auch erfüllt. Gerade bei viel Kundendurchlauf wie im Supermarkt müssen die Produkte bereits vollständig im System hinterlegt sein, um Arbeitsabläufe schlanker zu gestalten. Die Preise sind zentral hinterlegt und werden in fast jedem Fall auch exakt so erhoben, wie sie angelegt sind. Im Regelfall wird hierbei mit einer Scannung des Barcodes gearbeitet, durch den die zentrale Hinterlegung der Daten auf die Erfassung bei der Kasse übertragen wird.

In anderen Bereichen wie beispielsweise Möbelhäusern, Boutiquen und Bekleidungsgeschäften oder kleinen Spezialgeschäften kann mehr Individualität notwendig sein, als es im regulären Einzelhandel der Fall ist. Hier sind Abweichungen vom hinterlegten Preis üblicher. Rabatte werden ausgehandelt, Nachlässe für Beschädigungen oder den Kauf großer Mengen gewährt. Hier ist es wichtig, dass der Bediener trotz Hinterlegung die Möglichkeit hat, schnell und einfach entsprechende Anpassungen über die POS Kassensoftware Einzelhandel vorzunehmen.

Weiterhin entscheidet sich auch über die Art der gewählten POS Kassensoftware Einzelhandel, welche Möglichkeiten sich für alternative Zahlungsmöglichkeiten ergeben. Wichtig ist eine Schnittstelle für bargeldlose Zahlungsmethoden wie die EC- oder Kreditkarte.

 

Die unternehmensinterne Vernetzung mit von POS Kassensoftware im Einzelhandel

Die benötigte Software im Einzelhandel erfüllt weitaus umfangreichere Aufgaben als eine reine Abwicklung der Bezahlung. So verbindet die POS Kassensoftware Einzelhandel beispielsweise die folgenden Unternehmensbereiche:

  • Buchhaltung
  • Lagerlogistik
  • Verkaufsanalyse

So ist es beispielsweise möglich, die erzielten Umsätze direkt in die Buchführung einzuspielen. Das erleichtert die Abwicklung der Folgeprozesse erheblich. Schließlich sind bereits Waren, Steuersätze und Umsätze über das Kassensystem im Einzelhandel erfasst. Es wäre müßig, diese Werte alle noch einmal per Hand einpflegen zu müssen. Entsprechend wichtig ist eine funktionierende Schnittstelle zwischen dem Buchhaltungsprogramm und der POS Kassensoftware Einzelhandel.

Im Bereich der Lagerlogistik ist es sinnvoll, wenn die vorhandene Produktmenge bereits registriert und hinterlegt ist. Bei einem Verkauf ist es nun möglich, die beim Einkauf des Kunden ausgehenden Waren von diesem Lagerbestand abzuziehen. So erhält man wichtige Informationen für die rechtzeitige Nachbestellung zur Neige gehender Waren. Schließlich möchte man nicht erst mit leeren Lagern und Regalen merken, dass ein gut laufender Artikel nicht mehr vorrätig ist. Auch hier ist es entscheidend, dass sich eine gut funktionierende POS Kassensoftware Einzelhandel sinnvoll mit der Lagersoftware abstimmen lässt.

Letztlich können die Verkaufszahlen zu einer eigenen Verkaufsanalyse beitragen und Marketing-Aktionen fördern. So lässt sich ermitteln, welche Produkte besonders gut verkauft werden, je nach Dokumentation auch mit ausführlicher Statistik zu Verkaufszeiten und – mengen. Die daraus resultierenden Werte können dafür verwendet werden, um Ladenhüter auszusortieren oder in wöchentlichen Angebotsaktionen gezielt abzuverkaufen. So entsteht Platz für neue, gegebenenfalls erfolgreichere Ware.

 

Kann ich meine Kassensoftware kostenlos beziehen?

Grundsätzlich gibt es Angebote, die eine POS Kassensoftware Einzelhandel kostenlos anbieten. Davon ist allerdings prinzipiell dringend abzuraten. Innerhalb der letzten Jahre haben sich die Ansprüche an eine Registrierkasse seitens der Finanzverwaltung deutlich erhöht. Grund dafür ist eine jahrelang schwelende Entwicklung, die es nahezu unmöglich gemacht hat, Barverkäufe an der Kasse vorbei nachzuvollziehen. Der Einzelhandel ist dafür nicht der ausschlaggebende Wirtschaftsbereich. Aber gerade in kleineren Läden und Boutiquen ist auch hier ein gewisser Missbrauch möglich.

Das hat dazu geführt, dass eine PC Kassensoftware Einzelhandel nun revisionssicher arbeiten und alle Vorgänge im Zusammenhang mit der Kasse aufzeichnen muss. Diese müssen maschinell jederzeit auslesbar sein, sodass absolute Klarheit über alle Vorgänge in der Kasse herrscht. Der Aufbewahrungszeitraum dieser Daten beträgt zehn Jahre und kann eigentlich gar nicht in der geforderten Form gewährleistet sein, wenn die Kassensoftware kostenlos angeboten wird. Entsprechend sollte man als Unternehmen des Einzelhandels hierbei kein Risiko eingehen. Natürlich kostet es grundsätzlich Geld, sich mit der richtigen POS Kassensoftware Einzelhandel auszustatten. Allerdings gibt es viel zu viele mögliche Probleme, die mehr Geld kosten können, wenn hierbei auf eine größere Ersparnis zulasten der besseren Software gesetzt wird. Einerseits ist die Konnektivität zu anderer Software im Hause gegebenenfalls nicht gegeben, andererseits kostet eine Beanstandung seitens der Finanzverwaltung meist Unsummen, die viel schwerer wiegen als eine professionelle POS Kassensoftware Einzelhandel.