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Kassensysteme Einzelhandel

Welche Schwerpunkte müssen für Kassensysteme Einzelhandel beachtet werden?

Herkömmliche Kassenmodelle ohne Softwareunterstützung finden im Einzelhandel immer weniger Verwendung. Das liegt zum einen daran, dass durch die Finanzverwaltung mittlerweile hohe Anforderungen an die korrekte Systematik bei der elektronischen Kassenführung gestellt werden. Andererseits ermöglichen gute Kassensysteme Einzelhandel jedoch auch optimierte Prozesse und elegante Lösungen für branchenspezifische Probleme. So lässt sich im besten Fall Zeit sparen und Umsatz steigern.

 

Kassensysteme Einzelhandel erfordern eine ausgeprägte Anbindung an die Warenwirtschaft

Wichtigste Grundlage für nahezu jedes Geschäft im Einzelhandel ist das vorhandene Warensortiment. So werden vorrätige Waren im System hinterlegt und klassifiziert. Unter anderem die folgenden Angaben können zu vorhandenen Waren hinterlegt werden.

  • Produktnummer und -bezeichnung
  • Stückzahl
  • Preis
  • Warengruppe
  • Gegebenenfalls Preiskalkulation
  • Lieferant

Je präziser diese Angaben hinterlegt werden, umso präziser sind auch die individuellen Statistiken, die Kassensysteme Einzelhandel über die genutzte Software generieren können. Im Idealfall verfügt das Programm sogar über eine Schnittstelle für CSV-Dateien. Liegen alle vorhandenen Artikel in diesem Format vor, können sie problemlos in die jeweiligen Kassensysteme Einzelhandel eingespielt werden, statt eine manuelle Eingabe erforderlich zu machen. So spart man sich sehr viel Zeit und Arbeit.

Grundsätzlich ist also besonders im Einzelhandel die Warenwirtschaft sehr eng mit dem tatsächlichen Verkauf verknüpft. Das erfordert eine zuverlässige Lagerführung inklusive exakter Führung der hinterlegten Daten. Dadurch lassen sich zusätzliche Nutzen wie eine rechtzeitige Bestellung knapp gewordener oder sich gut verkaufender Artikel ziehen. Insgesamt bedeuten gute Kassensysteme Einzelhandel also weitaus mehr als eine zuverlässige Kassenführung. Sie schaffen es vielmehr, alle Arbeitsbereiche des Handels so zu vernetzen, dass sie komplett ineinandergreifen.

 

Kassensysteme Einzelhandel erfordern einfache Bedienbarkeit

Beim eigentlichen Kassiervorgang wird der Artikel nur noch eingescannt oder mit Produktnummer zugeordnet – und die hinterlegten Daten werden im Kassensystem registriert. Üblicherweise wird die Bedienung dabei mittlerweile über ein Touchpad durchgeführt. Das bietet sich vor allem dann an, wenn Anpassungen an den hinterlegten Daten vorgenommen werden müssen. Je flexibler die Kassensysteme Einzelhandel Software dabei ist, umso besser eignet sie sich für Einzelhandelsunternehmen, die beispielsweise verstärkt mit Rabatten und Kundenaktionen arbeiten.

Da gerade bei größeren Unternehmen alle Mitarbeiter problemlos mit dem System arbeiten können müssen, ist eine sehr intuitive, selbsterklärende Bedienungsführung für Kassensysteme Einzelhandel unverzichtbar. So gliedert sich das Display bei einigen Systemen beispielsweise in konkrete Funktionen (zum Beispiel Preise, Extras, Artikelsuche, Stornos), Zahlungsmöglichkeiten und Produktkategorien auf. Wichtig ist, dass stets eine gut verständliche und vor allem übersichtliche Strukturierung aller Bereiche auf dem Touchscreen gewährleistet ist.

 

Welche Daten werden über finanzamtskonforme Kassensysteme Einzelhandel ermittelt und gespeichert?

Grundsätzlich ist bei modernen Kassen keine Bewegung oder Bearbeitung mehr möglich, die nicht mehr durch das Finanzamt nachvollzogen werden kann. Das ist wichtig, damit die ordnungsgemäße Kassenführung im Falle einer Betriebsprüfung nachgewiesen werden kann. Unter anderem die folgenden Aktionen sind so jederzeit und revisionssicher auslesbar:

  • Alle eingepflegten Artikel inklusive zugehöriger Daten
  • Sämtliche Preis- und Steueränderungen
  • Alle Artikelbuchungen und -verkäufe
  • Sämtliche Stornobuchungen
  • Alle Belege zu den eingegebenen Verkäufen

Dabei handelt es sich um die wesentlichen Faktoren, die immer mit allen Änderungen auslesbar sind. Natürlich gehen die auslesbaren Daten in der Praxis noch weit darüber hinaus. Aber wie bereits gesagt: Eigentlich kann gar nichts mehr eingegeben werden, ohne dass man das nachträglich nicht auslesen könnte.

 

Darauf sollten einzelne Branchen achten, wenn sie eine Kassensysteme Einzelhandel Software suchen

Wenn man eines der Kassensysteme Einzelhandel kaufen möchte, sollte man vor allem auf einige branchenspezifische Aspekte achten, die praktische Vorteile mit sich bringen. Beispielsweise können die folgenden Faktoren eine gewichtige Rolle spielen:

  • Boutiquen und Bekleidungsgeschäfte sollten auf eine möglichst flexible Rabatt- und Aktionskonfiguration achten. So können beispielsweise Sonderaktionen wie 3-für-2 direkt im Abrechnungsprogramm als Option hinterlegt werden. Auch eine Rabattierung von Produkten sollte innerhalb weniger Handgriffe gelingen.
  • Bäckerei- und Metzgereibetriebe haben meist eine eher kleine Verkaufsfläche und deshalb wenig Platz für mehrere Kassen. Das ist kein Problem, solange das System über einen Mehrbediener-Modus verfügt. Dadurch können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einer Kasse arbeiten.
  • Supermärkte und Getränkeläden benötigen eine ausgereifte Anbindung des Pfandsystems an die Kassensoftware. Das kann entweder über Bons aus Pfandautomaten oder nach wie vor manuell über die Kasse abgewickelt werden.
  • Gerade bei individueller Produktzusammenstellung wie in der Floristik oder für Geschenkpakete kann ein individuelles Baukastensystem für einzelne Produkte hilfreich sein, um die Zusammenstellung individuell über das Kassensystem abzuwickeln.
  • Friseure und Kosmetiker können Kassensysteme Einzelhandel mit integrierter Terminverwaltung nutzen. So ist neben der Kassenführung auch die zentrale Terminorganisation möglich.
 

Welche Lösungen für Kassensysteme Einzelhandel gibt es bei mehreren Standorten?

Die Organisation der Abläufe eines Standortes ist bereits eine Menge Arbeit. Bei mehreren Standorten ist eine webbasierte Lösung für die Kassensysteme Einzelhandel empfehlenswert. So bietet sich die Möglichkeit, unter anderem von jedem beliebigen Ort die Umsätze der einzelnen Standorte abzurufen. Je nach Software geht das sogar in Echtzeit. Außerdem kann sich die Art der Datenübertragung unterscheiden. Einige Systeme wickeln die Datenspeicherung und den Abruf über die Cloud ab, während andere Systeme für maximalen Datenschutz direkt auf das Kassensystem zugreifen. Natürlich ermöglicht ein solcher Abruf auch den Zugriff auf unterschiedliche Statistiken zu Umsätzen, Warengruppen, Mitarbeitern et cetera. Somit ist man jederzeit in der Lage, aktuelle Entwicklungen zu analysieren und darauf zu reagieren.